Politica HSE
Politica de sănătate, siguranță și mediu EITCA
Acest document specifică Politica de Sănătate, Siguranță și Mediu (HSEP) a Institutului European de Certificare IT, care este revizuită și actualizată în mod regulat pentru a asigura eficacitatea și relevanța acesteia. Ultima actualizare a Politicii de sănătate, siguranță și mediu EITCI a fost făcută pe 10 februarie 2023. Politica noastră de sănătate, siguranță și mediu se bazează pe principiile sistemelor de management al sănătății și securității în muncă ISO 45001 și ale standardelor ISO 14001 ale sistemelor de management de mediu. Deși Securitatea Informațională (Cybersecurity) este o componentă majoră a politicii de siguranță, trebuie remarcat faptul că este specificată de Politica de Securitate a Informației a Institutului European de Certificare IT dedicată.
Partea 1. Introducere
1.1. Scop
Institutul European de Certificare IT se angajează să ofere un mediu de lucru sigur și sănătos pentru angajații noștri și să prevină daunele asupra mediului. Această politică subliniază angajamentul nostru față de sănătatea, siguranța și protecția mediului și oferă linii directoare pe care angajații, contractorii și părțile interesate să le urmeze.
1.2 Domeniul de aplicare
Această politică se aplică tuturor aspectelor operațiunilor noastre, inclusiv în special operațiunilor online cu utilizarea computerelor și rețelelor, managementului datelor și sistemelor de comunicații. Acesta acoperă toți angajații, contractanții și alte părți interesate (inclusiv membrii EITCI) implicați în operațiunile noastre.
1.3 Declarație de politică
Institutul European de Certificare IT se angajează să:
- Oferirea unui mediu de lucru sigur și sănătos pentru angajații noștri prin identificarea și minimizarea riscurilor pentru sănătatea și securitatea în muncă legate de operațiunile online.
- Prevenirea daunelor asupra mediului prin reducerea amprentei noastre asupra mediului prin utilizarea responsabilă a resurselor, reducerea deșeurilor și promovarea reciclării.
- Respectarea tuturor legislației și reglementărilor relevante în materie de sănătate, siguranță și mediu, precum și orice alte cerințe pe care le-am convenit ca urmare a proceselor noastre de certificare.
- Încurajarea angajaților noștri și a părților interesate să participe activ la promovarea sănătății, siguranței și protecției mediului prin programe de educație, formare și conștientizare.
- Îmbunătățirea continuă a performanței noastre în materie de sănătate, siguranță și mediu prin stabilirea și revizuirea obiectivelor, țintelor și KPI-urilor și integrându-le în procesele noastre de planificare a afacerii și de luare a deciziilor.
Prin aderarea la aceste angajamente, ne propunem să construim o cultură a responsabilității, a transparenței și a îmbunătățirii continue a sănătății, siguranței și protecției mediului în operațiunile noastre online.
Partea 2. Sănătate și siguranță
2.1. Instrucțiuni generale de siguranță
- Se așteaptă ca toți angajații să respecte regulile de siguranță prevăzute în această politică.
- Angajații trebuie să raporteze imediat supervizorului sau conducerii orice condiții de muncă nesigure sau incidente.
- Toate echipamentele (în special echipamentele electrice, inclusiv computerele) trebuie să fie întreținute și inspectate în mod regulat pentru a se asigura că sunt în stare bună de funcționare și nu prezintă pericole electrice sau de altă natură.
2.2. Ergonomia stației de lucru
- Toate stațiile de lucru trebuie să fie configurate pentru a oferi angajaților suport ergonomic adecvat.
- Angajații ar trebui să fie instruiți cu privire la ergonomia adecvată a stației de lucru pentru a reduce riscul de rănire sau efort.
- Angajații ar trebui să facă pauze regulate pentru a se întinde și a se deplasa pentru a preveni oboseala sau rănile de tensiune.
- Angajații trebuie să urmeze recomandările lor profesionale de sănătate și bunăstare, inclusiv purtarea de ochelari corectori, dacă este necesar, pentru utilizarea sănătoasă a ecranelor computerelor în mediul lor de lucru.
2.3. Siguranta electrica
- Echipamentele electrice și cablurile trebuie instalate, întreținute și utilizate în conformitate cu codurile și standardele electrice relevante.
- Echipamentul electric trebuie să fie împământat corespunzător pentru a preveni șocurile electrice.
- Angajații nu trebuie să folosească echipamente electrice deteriorate și trebuie să raporteze imediat orice problemă supervizorului lor.
2.4. Siguranța privind incendiile
- Toți angajații trebuie să fie conștienți de locația ieșirilor de incendiu, a stingătoarelor și a altor echipamente de siguranță la incendiu.
- Exerciții de incendiu trebuie efectuate în mod regulat pentru a se asigura că angajații sunt pregătiți în cazul unui incendiu.
- Toate echipamentele electrice trebuie să fie împământate corespunzător pentru a preveni incendiile electrice.
2.5. Pregătirea pentru situații de urgență
- Toți angajații trebuie să cunoască un plan de răspuns în caz de urgență pentru a se asigura că toți angajații sunt conștienți de rolurile și responsabilitățile lor în cazul unei urgențe.
- Căile de ieșire de urgență trebuie să fie clar marcate și menținute departe de obstacole.
- Trusele de prim ajutor și alte echipamente de urgență trebuie să fie ușor disponibile și accesibile.
2.6. Instruire pentru sănătate și siguranță
- Toți angajații trebuie să primească o instruire regulată în materie de sănătate și siguranță pentru a se asigura că sunt conștienți de riscuri și de cum să le atenueze.
- Noii angajați ar trebui să primească instruire în domeniul sănătății și siguranței în timpul procesului de orientare.
- Instruirea trebuie oferită în mod continuu pentru a se asigura că angajații sunt la curent cu orice modificări aduse politicilor sau procedurilor de sănătate și siguranță.
Partea 3. Durabilitatea mediului
3.1. Orientări generale de mediu
- Institutul European de Certificare IT se angajează să-și minimizeze impactul asupra mediului și să-și reducă amprenta de carbon.
- Toți angajații trebuie să urmeze politicile și procedurile de mediu prezentate în acest document.
- Institutul European de Certificare IT își va monitoriza și măsura performanța de mediu în mod regulat pentru a identifica domeniile de îmbunătățire.
3.2. Gestionarea deșeurilor
- Institutul European de Certificare IT va minimiza deșeurile prin reducerea, reutilizarea și reciclarea ori de câte ori este posibil.
- Toți angajații sunt responsabili pentru a se asigura că deșeurile sunt eliminate în mod corespunzător.
- Deșeurile periculoase vor fi gestionate în conformitate cu legile și reglementările în vigoare.
3.3. Conservarea energiei
- Institutul European de Certificare IT se va strădui să-și reducă consumul de energie și să promoveze eficiența energetică.
- Se așteaptă ca toți angajații să contribuie la reducerea consumului de energie prin stingerea luminilor și a electronicelor atunci când nu sunt în uz și să își configureze dispozitivele pentru o utilizare eficientă a energiei.
- Institutul European de Certificare IT va lua în considerare eficiența energetică atunci când ia decizii de cumpărare (precum și în ceea ce privește alegerea site-urilor de operațiuni cloud de date).
3.4. Conservarea apei
- Institutul European de Certificare IT se angajează să conserve apa și să reducă utilizarea acesteia.
- Se așteaptă ca toți angajații să contribuie la conservarea apei raportând scurgerile și evitând utilizarea inutilă a apei.
- Institutul European de Certificare IT va lua în considerare eficiența apei atunci când ia decizii de cumpărare.
3.5. Achiziții durabile
- Institutul European de Certificare IT va acorda prioritate achiziționării de produse și servicii care sunt durabile din punct de vedere ecologic.
- Institutul European de Certificare IT va evalua impactul furnizorilor asupra mediului și va lua în considerare sustenabilitatea atunci când selectează furnizorii.
- Institutul European de Certificare IT va încuraja furnizorii să adopte practici durabile din punct de vedere ecologic.
3.6. Training pentru durabilitatea mediului
- Institutul European de Certificare IT va oferi angajaților instruire și resurse pentru a-i ajuta să înțeleagă și să implementeze politicile și procedurile de mediu.
- Institutul European de Certificare IT își va revizui și actualiza în mod regulat programele de formare pentru a se asigura că sunt actualizate și eficiente.
- Se așteaptă ca toți angajații să urmeze cursuri de formare în domeniul durabilității mediului în mod regulat.
Partea 4. Roluri și responsabilități
4.1. Senior management
- Stabilirea și menținerea unui sistem eficient de management al sănătății, siguranței și mediului.
- Asigurarea faptului că politicile și procedurile de sănătate, siguranță și mediu sunt implementate și respectate.
- Furnizarea resurselor necesare pentru a asigura conformitatea cu reglementările și standardele aplicabile.
- Promovarea unei culturi a siguranței și sustenabilității în cadrul organizației.
4.2. Angajații
- Respectarea tuturor politicilor și procedurilor de sănătate, siguranță și mediu.
- Raportarea oricăror pericole sau incidente pentru sănătate, siguranță sau mediu către supervizorul sau conducerea acestora.
- Participarea la programe și inițiative de instruire în domeniul sănătății, siguranței și mediului.
- Identificarea oportunităților de îmbunătățire a performanței în sănătate, siguranță și mediu.
4.3. Manager Sănătate, Securitate și Mediu
- Dezvoltarea, implementarea și menținerea politicilor și procedurilor de sănătate, siguranță și mediu.
- Oferirea de instruire și îndrumare angajaților în probleme de sănătate, siguranță și mediu.
- Efectuarea de audituri și inspecții regulate pentru a identifica pericolele și riscurile.
- Asigurarea conformității cu toate reglementările și standardele aplicabile de sănătate, siguranță și mediu.
- Raportarea conducerii superioare cu privire la performanța și problemele de sănătate, siguranță și mediu.
4.4. Manager Tehnologia Informației (IT).
- Asigurarea că toate echipamentele și sistemele IT sunt sigure și securizate pentru utilizare de către angajați.
- Asigurarea faptului că sistemele IT sunt proiectate și operate pentru a minimiza impactul asupra mediului.
- Identificarea și atenuarea oricăror riscuri pentru sănătate, siguranță sau mediu asociate echipamentelor și sistemelor IT.
- Asigurarea conformității cu toate reglementările și standardele aplicabile de sănătate, siguranță și mediu în legătură cu echipamentele și sistemele IT.
Partea 5. Conformitate și audit
5.1. Cerințe de conformitate
- Institutul European de Certificare IT va respecta toate legile și reglementările locale, naționale și internaționale de mediu relevante, precum și standardele din industrie și cele mai bune practici legate de managementul mediului. În special, această politică va respecta cerințele ISO 45001 ale sistemelor de management al sănătății și securității în muncă și ale standardelor industriale ISO 14001 ale sistemelor de management de mediu. Institutul European de Certificare IT își va revizui și actualiza în mod regulat politicile și procedurile pentru a asigura conformitatea continuă cu cerințele și standardele relevante.
5.2. Audituri interne
- Institutul European de Certificare IT va efectua audituri interne regulate ale politicilor și procedurilor sale de sănătate, siguranță și mediu pentru a asigura conformitatea continuă cu cerințele și standardele relevante.
- Auditurile interne vor fi efectuate de personal calificat care este independent de zona auditată.
- Constatările auditului intern vor fi documentate și împărtășite cu părțile interesate relevante, iar acțiunile corective vor fi luate pentru a rezolva orice probleme identificate.
5.3. Analiză de management
- Conducerea Institutului European de Certificare IT va efectua revizuiri regulate ale sistemului de management al sănătății, siguranței și mediului pentru a asigura eficiența continuă și pentru a identifica oportunitățile de îmbunătățire.
- Evaluările managementului se vor baza pe dovezi obiective și vor include o evaluare a eficacității sistemului în atingerea obiectivelor și țintelor de mediu.
- Constatările și acțiunile revizuirii managementului vor fi documentate și comunicate părților interesate relevante.
5.4. Monitorizarea și raportarea conformității
- Institutul European de Certificare IT va menține un sistem de monitorizare și raportare a conformității cu legile, reglementările și standardele relevante de mediu.
- Monitorizarea conformității va fi efectuată de personal calificat și va include raportări regulate privind indicatorii cheie de performanță de mediu.
- Monitorizarea conformității și raportarea vor fi comunicate părților interesate relevante.
5.5. Audituri Externe
- Institutul European de Certificare IT poate decide să fie supus unor audituri externe regulate de către un auditor terț acreditat pentru a asigura conformitatea cu standardul ISO 14001.
- Auditurile externe vor fi efectuate în conformitate cu cerințele standardelor ISO 45001 și ISO 14001 și vor include o revizuire a politicii, procedurilor și performanței de sănătate, siguranță și mediu a Institutului European de Certificare IT.
- Constatările și acțiunile auditului extern vor fi documentate și comunicate părților interesate relevante.
Partea 6. Îmbunătățirea continuă
6.1. Monitorizarea și măsurarea performanței
- Monitorizarea și măsurarea regulate vor fi în vigoare pentru a asigura eficacitatea politicii de sănătate, siguranță și mediu.
- Se vor stabili și menține indicatori de performanță și ținte pentru măsurarea progresului în implementarea politicii.
- Va avea loc revizuirea și raportarea progresului către părțile interesate relevante.
6.2. Neconformitate și acțiune corectivă
- Stabilirea unui proces de identificare și abordare a neconformităților cu Politica de sănătate, siguranță și mediu și cu legile și reglementările relevante.
- Luarea de măsuri corective pentru a aborda neconformitățile și a preveni reapariția acestora.
- Documentarea neconformităților și a acțiunilor corective întreprinse.
6.3. Analiză de management
- Revizuirea periodică a Politicii de sănătate, siguranță și mediu pentru a asigura adecvarea, adecvarea și eficacitatea acesteia.
- Revizuirea progresului în atingerea indicatorilor și țintelor de performanță.
- Evaluarea eficacității procesului de neconformitate și acțiuni corective.
- Revizuirea și actualizarea politicii după cum este necesar pentru a reflecta circumstanțele în schimbare.
6.4. Feedback-ul și implicarea angajaților
- Încurajarea feedback-ului angajaților cu privire la Politica de sănătate, siguranță și mediu și practicile conexe.
- Oferirea de oportunități pentru implicarea angajaților în îmbunătățirea practicilor de sănătate, siguranță și mediu.
- Încorporarea feedback-ului și sugestiilor angajaților în îmbunătățirile politicilor și practicii.
6.5. Comunicare și formare
- Comunicarea regulată a actualizărilor și modificărilor aduse Politicii de sănătate, siguranță și mediu angajaților și altor părți interesate relevante.
- Oferirea de instruire angajaților cu privire la practicile relevante de sănătate, siguranță și mediu.
- Oferirea de instruire angajaților cu privire la Politica de sănătate, siguranță și mediu și cerințele de conformitate aferente.
6.6. Benchmarking și cele mai bune practici
- Revizuirea regulată a benchmarking-ului din industrie și a celor mai bune practici legate de sănătate, siguranță și practici de mediu.
- Încorporarea celor mai bune practici relevante în Politica de sănătate, siguranță și mediu și în practicile conexe.
- Participarea la inițiative și colaborări din industrie pentru a promova practicile de sănătate, siguranță și mediu.
Institutul European de Certificare IT se angajează să mențină cele mai înalte standarde în ceea ce privește politica sa de sănătate, siguranță și mediu, asigurându-se că respectă toate legile și reglementările aplicabile legate de aceste probleme, precum și standardele și cele mai bune practici din industrie.